Estetinės klinikos valdymas: sutartys, įranga ir vartojimo reikmenys vienoje vietoje

Iš gatvės pusės estetinė klinika atrodo kaip grožio salonas, tačiau veikia visiškai kitaip. Prieš pradedant bet kokį gydymą, reikia sutvarkyti dokumentus. Yra aparatų, kurie kainuoja daugiau nei automobilis ir kuriuos vienu metu galima naudoti tik vienoje patalpoje. Yra vartojimo reikmenų, kurių kaina skaičiuojama mililitrais. Be to, čia taikomi tokie duomenų tvarkymo reikalavimai, apie kuriuos kirpėjas, laimei, niekada neturi galvoti.

Įprastos rezervacijų priemonės apima tik kalendorių, o viską kitą tenka tvarkyti aplankuose ir skaičiuoklėse. Didžiąją šių metų dalį praleidome dirbdami su viena klinika, įskaitant septynerių metų istorijos perkėlimą, ir būtent tai, ko išmokome, paskatino sukurti keletą mažiau akivaizdžių „SalonRadar“ funkcijų. Štai kaip jos dera tarpusavyje klinikos veikloje.

Prieš vizitą: parašai

Kliento sutartis

Meniu „Nustatymai“ galite paskelbti kliento sutartį – įkeliant PDF failą arba ją parengiant integruotame redaktoriuje. Įjunkite šį reikalavimą, ir klientai privalės sutikti su dabartine versija, prieš patvirtinant užsakymą internetu. Asmeniui, stovinčiam prie jūsų stalo, parodykite kodą, kurį reikia nuskaityti; jis perskaitys ir pasirašys savo telefone, o kliento kortelė bus atnaujinta jūsų akivaizdoje. Klientui elektroniniu paštu bus išsiųsta pasirašyta kopija.

Kiekvieną kartą išsaugojus pakeitimus, paskelbiama nauja versija, o senoji išsaugoma, todėl kiekvienas parašas visada nurodo tekstą, su kuriuo asmuo iš tikrųjų sutiko. Pasikeitus sutarčiai, grįžtantys klientai kitą kartą užsisakydami paslaugą yra prašomi pasirašyti naująją versiją.

Sutikimas dėl nepilnamečių

Jei teikiate paslaugas nepilnamečiams, pavyzdžiui, gydote paauglių spuogus ar darote ausų pradūrimus, yra atskira globėjo sutikimo forma, kuri veikia taip pat. Tėvas, motina arba teisėtas globėjas turi ją patvirtinti prieš patvirtinant vaiko užsakymą ir gauna kopiją el. paštu.

Dienos metu: aparatų problema

Trys specialistai, vienas lazeris. Be pagalbos kalendorius leis visiems trims užsisakyti tą pačią valandą, nes jis žino tik tai, kad žmonės yra laisvi.

Įtraukite lazerį į prietaisų sąrašą, pažymėkite jį prie paslaugų, kurioms jis reikalingas, ir jis bus rezervuotas kiekvieno vizito trukmės laikotarpiui. Kai prietaisas užimtas, tas laikas tiesiog nebus siūlomas toms paslaugoms – nei internetu, nei registratūroje. Vienos rūšies du prietaisai gali būti nurodyti vienos paslaugos sąraše, o sistema naudos tą, kuris yra laisvas. Kai vienas iš jų išvežamas į techninę priežiūrą, išjunkite jo rezervavimą, ir jis nebus siūlomas, kol grįš.

Jei tai jums kelia kasdieninių galvos skausmų, parengėme išsamesnį vadovą apie prietaisus.

Gydymo kursai

Estetikoje retai kada apsiribojama vienu apsilankymu. Šešios lazerio procedūros kas šešias savaites; trys odos šveitimai kas mėnesį. Pirmą kartą atvykus užsakykite kursą kaip pasikartojančią seriją. Kiekvienam apsilankymui reikalingas konkretus specialistas ir aparatas, todėl užimtumo kolizijos paaiškėja jau užsakymo dieną, o ne ketvirtą mėnesį. Jei vieną procedūrą reikia perkelti, galite pakeisti tik tą vieną apsilankymą arba visus vėlesnius.

Kiek iš tikrųjų kainuoja procedūra

Klinikos vartojimo reikmenys yra brangūs ir juos lengva prarasti iš akiračio. Kiekvienai procedūrai priskirkite receptą: produktai, naudojami per vieną seansą, nurodyti mililitrais, gramais ar vienetais. Užbaigus užsakymą, šie kiekiai atimami iš to specialisto atsargų pagal dabartinę vidutinę pirkimo kainą.

Po mėnesio galite pamatyti tris dalykus, kurių dauguma klinikų savininkų niekada neturėjo vienoje vietoje: ką buvo išduota kiekvienam specialistui, ką turėjo būti sunaudota atlikus procedūras, ir skirtumą. Pasenusios ir sugadintos atsargos registruojamos atskirai kaip atliekos, todėl jos rodomos kaip atskiras skaičius ir nesusilieja su „sunaudotomis“ atsargomis.

Kliento kortelė

Kiekvienoje kliento kortelėje saugoma apsilankymų istorija su specialistu ir kaina, pastabos, žymės bei failai, todėl prieš ir po procedūros darytos nuotraukos bei pasirašytos formos lieka prie to asmens, kuriam jos priklauso. Pastabos priklauso klientui, o ne tam, kas jas parašė. Kai specialistė išeina iš darbo, tai, ką ji žinojo apie savo klientus, lieka.

Kai klientas prašo savo duomenų kopijos arba prašo juos ištrinti, abu šiuos veiksmus galima atlikti tiesiogiai iš jo kortelės. Kiekvienas paskyros pakeitimas – kas, ką ir kada padarė – įrašomas veiklos žurnale.

Kas ką mato

Vartotojo vaidmuo lemia, ką kiekvienas komandos narys gali matyti. Pradžiai yra keturi vaidmenys (administratorius, vadovas, darbuotojas ir tik skaitymo teisė), o kiekvieno iš jų teises galima pritaikyti: kas gali redaguoti kitų žmonių susitikimus, kas mato ataskaitas, kas tvarko atsargas ar tik registruoja, ką sunaudojo, kas gali keisti nustatymus. Darbuotojai pagal numatytuosius nustatymus mato kalendorių ir savo susitikimus, bet nemato nieko, kas susiję su pajamomis. Versle, kuriame tvarkoma su sveikata susijusi informacija, ne kiekvienas turėtų galėti skaityti viską, o „mes pasitikime vieni kitais“ nėra prieigos politika.

Kainodara pagal lygį

Jei procedūra pas pagrindinį specialistą kainuoja daugiau nei pas jaunesnį terapeutą, vieną kartą nustatykite specialisto patirties lygį ir įveskite kainų skirtumus pagal paslaugas. Klientai mato teisingą kainą pagal jų pasirinktą specialistą. Meniu palikite vieną paslaugą, kad ataskaitos būtų aiškios.

Ko mes nedarome

„SalonRadar“ nėra medicininių įrašų sistema. Joje nėra klinikinių kortelių, injekcijų žemėlapių ar receptų tvarkymo funkcijų. Jei jūsų priežiūros institucija reikalauja sertifikuotos sistemos šioms funkcijoms, jums reikės ją įsigyti atskirai.

Ši sistema perima operacinę naštą – t. y. užsakymus, aparatūrą, dokumentaciją, atsargas ir komandą – ir sutelkia viską vienoje vietoje, kur skaičiai sutampa tarpusavyje. Daugumai klinikų būtent čia ir praeina daugiausia laiko.