Salonų atsargų valdymas: nuo pristatymo dėžės iki procedūrų kabineto

Dauguma grožio salonų žino, kiek praėjusį mėnesį išleido reikmenims. Kur kas mažiau žino, kur tie pinigai dingo. Sąskaitoje nurodyta, kad buvo pristatyti keturiasdešimt dažų tūbelių. Niekas negali pasakyti, kiek jų liko, kuriame krėsle jų sunaudota daugiausia, ar brangi procedūrinė kaukė tepama arbatiniu šaukšteliu, ar samčiu.

„SalonRadar“ atsargų valdymo sistema sukurta tam, kad atsakytų į šiuos klausimus, neversdama jūsų komandos tapti sandėlio darbuotojais. Šiame apžvalginiame straipsnyje paaiškinama, kaip visa tai dera tarpusavyje ir kaip nedidelis salonas galėtų tai naudoti įprastą savaitę.

Idėja viename sakinyje

Viskas, ką perkate, patenka į bendrą atsargų fondą. Iš ten jūs paskirstote prekes į spinteles (bendro naudojimo vietas, pavyzdžiui, procedūrų kambarį, kirpimo vietą ar registratūrą) arba tiesiogiai specialistams. Kiekvienai paslaugai gali būti priskirta receptūra: kokie produktai ir kiek jų sunaudojama. Kai užsakymas pažymimas kaip įvykdytas, receptūra automatiškai atskaitoma iš to specialisto atsargų. Viskam, kas neatitinka šio modelio, yra skirta atskira nedidelė forma. Štai ir visas modelis.

Nustatykite tai vieną kartą

Produktai, kategorijos ir tiekėjai

Pradėkite nuo katalogo. Kiekvienas produktas turi pavadinimą, bazinį matavimo vienetą ir numatytąjį pakuotės dydį, pavyzdžiui, „Kokosų šampūnas“ matuojamas mililitrais, o pakuotėje yra 250. Bazinis matavimo vienetas yra svarbesnis, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Perkate pakuotėmis, bet naudojate gramais ir mililitrais, o sistema leidžia įvesti bet kurį iš šių matavimo vienetų ten, kur prašoma nurodyti kiekį.

Kategorijos padeda išlaikyti sąrašą tvarkingą. Tiekėjų nurodymas nėra privalomas, bet verta skirti dvi minutes, nes tada išlaidų ataskaitas galima suskirstyti pagal tai, iš ko perkate. Produktai, kurių nebevartojate, yra archyvuojami, o ne ištrinami, todėl senos įrašos vis dar yra naudingos.

Spintelės

Sukurkite po vieną spintelę kiekvienai bendrai naudojamai vietai, iš kurios jūsų komanda ima reikmenis. Dviejų kambarių grožio salone gali būti „1 kambarys“, „2 kambarys“ ir „Registratūra“. Jei kambarys nebeveikia, deaktyvuokite atitinkamą spintelę. Ji nebebus rodoma kaip paskirties vieta, tačiau išsaugos savo istoriją.

Receptai

Būtent tai vėliau sutaupo daugiausia laiko. Atidarykite paslaugą, pereikite į atsargų suvartojimą ir išvardykite, kiek medžiagų sunaudojama vienam procedūros atlikimui. Pavyzdžiui, šaknų dažymui gali prireikti 60 g dažų ir 90 ml oksidanto. Jei paslauga turi variantų (trumpi, vidutinio ilgio, ilgi plaukai), kiekvienam variantui galima nustatyti savo receptūrą, kuri pakeis numatytąją.

Įprasta savaitė

1. Atvyksta pristatymas. Užregistruokite pirkimą: tiekėją, datą, po vieną eilutę kiekvienam produktui su kiekiu ir sumokėta suma. Centrinis atsargų fondas padidėja, o produkto vidutinė kaina atnaujinama pagal tai, kiek iš tikrųjų sumokėjote. Tas pats įrašas taip pat veikia kaip jūsų reikmenų išlaidų apskaita.
2. Papildote atsargas procedūrų kambariuose. Perkelkite atsargas iš centrinės atsargų bazės į spintelę arba specialistui. Centrinė atsargų bazė sumažėja, o atsargų turėtojo atsargos padidėja ta pačia suma. Tarp šių operacijų nieko neatsiranda ir nieko neprarandama.
3. Komanda dirba. Užbaigti užsakymai atskaitomi iš specialisto, kuris juos atliko, sąskaitos. Jei užsakymas vėliau pakeičiamas į atšauktą arba klientas neatvyksta, atskaitymas atšaukiamas. Jums nereikia apie tai galvoti.
4. Kažkas atlieka paslaugą ne pagal kalendorių. Greitas draugo kirpimas, modelis mokymams. Užregistruokite tai kaip nekalendorinę procedūrą, kad produktai vis tiek būtų apskaityti.
5. Baigiasi bendrai naudojamos medžiagos. Vatos diskai, pirštinės ir valymo purškiklis neturi receptūros. Užregistruokite spintelės suvartojimą pagal patalpą, iš kurios jos buvo paimtos.
6. Iškrenta butelis. Įrašykite atsargų koregavimą, nurodydami priežastį. Sugadinimai, pasibaigęs galiojimo laikas ir išsiliejimas skaičiuojami kaip atliekos, atskirai nuo paprasto perskaičiavimo, todėl galite matyti, ką prarandate, o ne ką sunaudojate.

Ką iš to galima pasimokyti

Visa tai apibendrina trys ataskaitos, esančios skiltyje „Ataskaitos“.

• Turimos atsargos rodo, ką kiekvienas atsargų turėtojas turi šiuo metu ir kokia yra jų vertė pagal vidutinę savikainą. Tai naudinga prieš pateikiant užsakymą ir metų pabaigoje.
• Išlaidos reikmenims rodo tikrąsias pirkimų sumas pagal tiekėją, kategoriją ir produktą bet kuriuo laikotarpiu.
• Specialistų suvartojimas palygina tai, kas buvo paskirstyta kiekvienam darbuotojui, su tuo, kiek turėjo būti sunaudota teikiant paslaugas. Skirtumas nėra kaltinimas. Paprastai tai reiškia, kad receptūra yra pernelyg optimistinė arba produktas dalijamas tarp kelių kėdžių. Tačiau dauguma savininkų šiuos skaičius mato pirmą kartą.

Klausimai, kuriuos žmonės užduoda pirmąją savaitę

Ar užsakymas bus užblokuotas, jei atsargos baigsis?

Ne. Specialisto balansui leidžiama būti neigiamam. Kėdėje sėdintis klientas yra svarbesnis už tvarkingą apskaitos knygą, o neigiamas skaičius yra tiesiog ženklas, kad pristatymas ar paskirstymas nebuvo užregistruotas.

O jei vėliau pakeisiu receptūrą?

Ankstesniuose užsakymuose išlieka kiekiai ir išlaidos, su kuriais jie buvo įvykdyti. Naujoji formulė taikoma nuo kito įvykdyto užsakymo.

Ar man to visko reikia?

Ne. Daugelis salonų pradeda nuo penkių brangiausių produktų pirkimų ir receptūrų, o likusius ignoruoja. Daugiausia įžvalgų gausite iš tų produktų, kurie kainuoja daugiausia už gramą.

Nuo ko pradėti

Pasirinkite vieną produktų liniją, dėl kurios įtariate, kad prarandate pinigus. Įtraukite tuos produktus, užregistruokite tai, kas šiandien yra lentynose, kaip pirkimą arba koregavimą, parašykite receptūras paslaugoms, kuriose jie naudojami, ir taikykite šią sistemą vieną mėnesį. Jei skaičiai jus nustebins, pratęskite bandymą. Jei ne, praradote valandą laiko, bet įgijote šiek tiek ramybės.