Управление клиникой эстетической медицины: контракты, оборудование и расходные материалы в одном месте

С улицы клиника эстетической медицины выглядит как салон красоты, но работает совсем иначе. Прежде чем приступить к процедуре, необходимо оформить документы. Здесь стоят аппараты, которые стоят дороже автомобиля и могут находиться только в одном кабинете за раз. Есть расходные материалы, цена которых рассчитывается за миллилитр. И здесь требуется такой уровень ведения документации, о котором парикмахеру, к счастью, никогда не приходится задумываться.

Обычные инструменты бронирования охватывают только календарь, а всё остальное приходится вести в папках и таблицах. Мы провели значительную часть этого года, работая с одной клиникой, в том числе перенося данные за семь лет её истории, и многие из менее очевидных функций SalonRadar появились благодаря тому, чему мы научились в ходе этой работы. Вот как всё это взаимосвязано в контексте клиники.

Перед визитом: подписи

Договор с клиентом

В разделе «Настройки» вы можете опубликовать договор с клиентом — либо в виде загруженного PDF-файла, либо в виде документа, составленного во встроенном редакторе. Включите соответствующее требование, и клиенты должны будут принять текущую версию договора, прежде чем онлайн-бронирование будет подтверждено. Клиенту, стоящему у вашего стола, покажите код для сканирования; он прочитает и подпишет договор на своем телефоне, а клиентская карточка обновится прямо на ваших глазах. Клиенту на электронную почту будет отправлена подписанная копия.

Каждый раз, когда вы сохраняете изменения, публикуется новая версия, а старая сохраняется, поэтому каждая подпись всегда указывает на тот текст, с которым человек действительно согласился. Когда договор изменяется, постоянным клиентам предлагается подписать новую версию при следующем бронировании.

Согласие для несовершеннолетних

Если вы обслуживаете несовершеннолетних клиентов, например, проводите лечение подростковой угревой сыпи или прокалывание ушей, существует отдельная форма согласия опекуна, которая работает по тому же принципу. Родитель или законный опекун должен дать согласие, прежде чем бронирование для ребенка будет подтверждено, и получает копию по электронной почте.

В течение дня: проблема с оборудованием

Три специалиста, один лазер. Без посторонней помощи система бронирования позволит всем троим забронировать его на один и тот же час, поскольку она знает только то, что эти специалисты свободны.

Добавьте лазер в список оборудования, отметьте его в списке услуг, для которых он необходим, и он будет зарезервирован на время каждого сеанса. Когда аппарат занят, это время просто не будет предлагаться для этих услуг — ни онлайн, ни на стойке регистрации. Два аппарата одного типа могут быть указаны в списке услуг, и система будет использовать тот, который свободен. Когда один из них уходит на техническое обслуживание, отключите его для бронирования, и он перестанет предлагаться до тех пор, пока не вернётся.

Мы подготовили более подробное руководство по аппаратуре, если это является для вас ежедневной головной болью.

Курсы лечения

В эстетической медицине редко что-то ограничивается одним визитом. Шесть сеансов лазерной терапии с интервалом в шесть недель; три пилинга с интервалом в один месяц. Записывайте курс как цикл повторяющихся сеансов уже на первом приёме. Каждый визит требует определённого специалиста и оборудования, поэтому конфликты в расписании становятся заметны в день записи, а не на четвёртом месяце. Если один сеанс нужно перенести, можно изменить только этот визит или все последующие.

Сколько на самом деле стоит процедура

Расходные материалы для клиники стоят дорого, и их легко упустить из виду. Составьте для каждой процедуры рецепт: перечень продуктов, используемых за один сеанс, в миллилитрах, граммах или единицах. Когда бронирование завершено, количество продуктов списывается со склада данного специалиста по текущей средней закупочной цене.

Через месяц вы сможете увидеть три вещи, которые у большинства владельцев клиник никогда не были собраны в одном месте: что было выдано каждому специалисту, что должно было быть использовано при выполнении процедур, и какова разница. Просроченные и поврежденные запасы регистрируются отдельно как отходы, поэтому они отображаются как отдельная цифра и не смешиваются с «использованными».

Карточка клиента

В каждой карточке клиента хранится история посещений с указанием специалиста и стоимости, а также заметки, теги и файлы, поэтому фотографии «до и после» и подписанные формы хранятся вместе с данными того человека, которому они принадлежат. Заметки принадлежат клиенту, а не тому, кто их написал. Когда специалист уходит, то, что она знала о своих клиентах, остается.

Когда клиент запрашивает копию своих данных или просит удалить их, обе эти операции можно выполнить прямо из его личного кабинета. Каждое изменение в учетной записи — кто, что и когда сделал — фиксируется в журнале действий.

Кто что видит

Роли определяют, к каким данным имеет доступ каждый член команды. Изначально доступны четыре роли (администратор, менеджер, сотрудник и «только для чтения»), и права доступа для каждой из них можно настраивать: кто может редактировать записи других сотрудников, кто просматривает отчеты, кто управляет запасами или только регистрирует использованные материалы, кто может изменять настройки. По умолчанию сотрудники видят календарь и свои записи, но не имеют доступа к данным о доходах. В бизнесе, связанном с информацией о здоровье, не каждый должен иметь доступ ко всему, а фраза «мы доверяем друг другу» не может служить политикой доступа.

Ценообразование по уровням

Если процедура у ведущего специалиста стоит дороже, чем у младшего терапевта, достаточно один раз установить уровни квалификации и ввести разницу в стоимости для каждой услуги. Клиенты видят правильную цену для выбранного ими специалиста. В меню остается одна услуга, что обеспечивает наглядность отчетов.

Чем мы не занимаемся

SalonRadar не является системой ведения медицинской документации. В ней нет функций ведения клинических карт, планирования инъекций и обработки рецептов. Если ваш регулирующий орган требует наличия сертифицированной системы для этих целей, вам понадобится дополнительная система.

Суть в том, чтобы взять на себя операционную нагрузку — то есть записи на процедуры, оборудование, документацию, запасы и работу команды — и собрать всё это в одном месте, где все цифры сходятся. Для большинства клиник именно на это уходит большая часть рабочего времени.