Как сравнить программы для бронирования в салонах: двенадцать вопросов, которые нужно задать перед подписанием договора

В каждой системе бронирования есть календарь, онлайн-бронирование и напоминания. На каждой рекламной странице изображен улыбающийся стилист и слово «без лишних усилий». Если сравнивать системы по этим критериям, все они кажутся одинаковыми, и в итоге вы выбираете по цене или по тому, какой продавец перезвонил первым.

Существенные различия становятся заметны через шесть месяцев, когда вы пытаетесь выполнить задачу, которая не была продемонстрирована в демо-версии. Эти двенадцать вопросов призваны выявить эти моменты ещё до подписания договора. Они актуальны как для нас, так и для всех остальных.

Деньги

1. Сколько я буду платить в обычный месяц, включая все расходы?

Подсчитайте все: абонентская плата, плата за каждого сотрудника, SMS, комиссия за бронирования, обработка платежей, дополнительные модули. Попросите предоставить общую сумму на основе ваших собственных цифр, например: пять сотрудников, четыреста бронирований и шестьдесят новых клиентов. Низкая ежемесячная плата с комиссией может обойтись дороже, чем высокая без комиссии.

2. Приходится ли мне платить, когда бронируют сеансы мои постоянные клиенты?

Некоторые платформы взимают плату только за привлечённых клиентов, некоторые применяют разные тарифы для повторных визитов, а некоторые вообще не взимают плату за каждое бронирование. Уточните правила в письменной форме, включая определение понятия «новый клиент». Человек, который приходит к вам уже много лет, но никогда не пользовался приложением, может считаться новым клиентом.

3. Как изменится цена по мере роста моего бизнеса?

Ценообразование «за рабочее место» подходит для двух человек, но становится обременительным при девяти. Спросите, какой будет сумма счета, если ваша команда увеличится вдвое.

Ваши данные

4. Могу ли я экспортировать список клиентов, и в каком формате?

Список имен — это не то же самое, что история взаимоотношений. Спросите, можно ли экспортировать данных о клиентах вместе с их записями, заметками и файлами, а также можете ли вы сделать это самостоятельно в любое время или вам придется обращаться с просьбой об этом.

5. Кто может связываться с моими клиентами?

Если платформа также управляет потребительским маркетплейсом, выясните, рекламирует ли она другие салоны среди клиентов, которые пришли к вам через вашу платформу. Для маркетплейсов это нормально и не является чем-то подозрительным, но вам следует знать ответ на этот вопрос.

6. Что меня ждет, если я перейду к вам?

Создание меню с нуля занимает выходные. Восстановить многолетнюю историю клиентов, как правило, невозможно. Уточните, какие именно данные можно импортировать, можно ли сначала посмотреть их предварительный просмотр и получат ли ваши клиенты какие-либо уведомления во время переноса данных. Они не должны.

Рабочий день

7. Может ли система отображать моё меню без обходных решений?

Возьмите с собой на демонстрацию три самых «проблемных» вида услуг. Ту, цена которой зависит от длины волос. Ту, которая стоит дороже, если её выполняет старший стилист. И ту, для которой нужен единственный аппарат, за который все борются. Если в ответе речь пойдёт о создании шести практически идентичных услуг, вы будете сталкиваться с этой проблемой каждый день.

8. Что видит администратор в девять часов утра в субботу?

Попросите показать расписание всего дня для всей команды на одном экране, а затем попросите переместить запись, заменить специалиста и добавить посетителя без предварительной записи. Посчитайте количество кликов. Затем повторите то же самое на телефоне.

9. Как система реагирует на неявку клиентов?

Существует примерно четыре основных инструмента: напоминания, залоги или предоплата, список ожидания, который заполняет отменённые места, и некая информация о том, кто подвёл вас ранее. Немногие системы обладают всеми четырьмя. Решите, что именно вам нужно. К слову, SalonRadar имеет все четыре.

Бэк-офис

10. Учитывает ли система, во сколько мне обходятся мои услуги?

Если товары составляют значительную часть ваших затрат, как, например, в сфере окрашивания, эстетики и маникюра, уточните, включены ли в систему запасы товаров, можно ли привязывать рецепты к услугам и можно ли просматривать данные о расходе материалов на одного клиента. Многие системы ограничиваются функцией «товары для розничной продажи».

11. Может ли моя команда видеть только то, что ей положено?

Младшему сотруднику не нужен отчёт о выручке. Администратору может понадобиться доступ ко всем календарям, но не к настройкам. Спросите, как распределены роли и есть ли журнал, в котором фиксируется, кто и что изменил.

12. Какие отчёты я буду просматривать каждую неделю?

Не обращайте внимания на панель управления с двенадцатью графиками. Попросите показать те три, которые вам понадобятся: сколько мы заработали сегодня и сходится ли касса, кто что продал в этом месяце и какие клиенты перестали приходить. Если с этим всё в порядке, остальное — просто украшение.

Как провести сравнение

1. Прежде чем что-либо рассматривать, запишите пять пунктов, по которым вы не готовы идти на компромисс. В противном случае победит лучшая демонстрация.
2. Составьте короткий список из трёх вариантов. Если их будет больше, вы потеряете обзор.
3. Воспользуйтесь пробной версией с реальными данными. Введите реальное меню и данные за реальную неделю. Проблемы скрываются в деталях, которых в демо-данных никогда нет.
4. Попросите самого скептически настроенного члена вашей команды опробовать систему. Если он сможет без посторонней помощи записаться на прием, перенести или отменить его, то это под силу любому.
5. Спросите о том, как уйти. То, как компания отвечает на вопрос «Как мне отменить подписку и забрать свои данные?», расскажет вам почти всё, что нужно знать о ближайших пяти годах.

И ещё одно

Не существует «лучшего» программного обеспечения для салонов — есть только то, которое подходит именно вам. Мастер по наращиванию ресниц, работающий со своего телефона, салон на двенадцать кресел с приёмной и лазерная клиника с формами согласия будут использовать разные десятые доли любой системы. Оценивайте продукт по той десятой доле, которая предназначена именно для вас, а не по длине списка его функций.

Если вы хотите узнать, как сравниваются два конкретных варианта, мы подготовили собственные объективные обзоры, посвящённые Treatwell и Watalook.