Управление запасами в салонах: от коробки с поставкой до процедурного кабинета

Большинство салонов знают, сколько они потратили на расходные материалы в прошлом месяце. Гораздо меньше знают, куда эти средства ушли. В накладной указано, что поступило сорок тюбиков краски. Никто не может сказать, сколько их осталось, на каком кресле их использовалось больше всего, или применяется ли дорогая лечебная маска с помощью чайной ложки или половника.

Функция управления запасами в SalonRadar разработана, чтобы ответить на эти вопросы, не превращая вашу команду в складских работников. В этой статье мы расскажем, как всё это устроено и как небольшой салон может использовать эту функцию в течение обычной недели.

Идея в одном абзаце

Всё, что вы покупаете, попадает в общий фонд. Оттуда вы распределяете его либо по шкафам (общим местам, таким как процедурный кабинет, станция укладки или стойка регистрации), либо напрямую специалисту. Каждая услуга может иметь свою «рецептуру»: какие продукты и в каком количестве при этом расходуются. Когда запись на приём помечается как выполненная, количество продуктов из рецептуры автоматически списывается с запасов данного специалиста. Для всего, что не вписывается в эту схему, предусмотрена отдельная небольшая форма. Вот и вся модель.

Настройте всё один раз

Продукты, категории и поставщики

Начните с каталога. У каждого продукта есть название, базовая единица измерения и стандартный размер упаковки, например, «Кокосовый шампунь» измеряется в миллилитрах и продается в упаковках по 250. Базовая единица измерения имеет большее значение, чем кажется на первый взгляд. Вы покупаете продукцию упаковками, но используете её в граммах и миллилитрах, и система позволяет вводить любую из этих единиц везде, где требуется указать количество.

Категории помогают поддерживать порядок в списке. Указание поставщиков не является обязательным, но стоит потратить на это две минуты, так как отчеты о расходах можно будет разбивать по поставщикам. Продукты, которые вы перестали использовать, архивируются, а не удаляются, поэтому старые записи по-прежнему имеют смысл.

Шкафы

Создайте по одному шкафу для каждого общего места, из которого ваша команда берет расходные материалы. В салоне красоты с двумя кабинетами могут быть «Кабинет 1», «Кабинет 2» и «Ресепшн». Если вы закрываете кабинет, деактивируйте соответствующий шкаф. Он перестанет предлагаться в качестве места назначения, но сохранит свою историю.

Рецепты

Именно это позволяет впоследствии сэкономить больше всего времени. Откройте услугу, перейдите в раздел «Расход материалов» и укажите, что требуется для одного сеанса. Например, для окрашивания корней может потребоваться 60 г краски и 90 мл окислителя. Если у услуги есть варианты (короткие, средние, длинные волосы), для каждого варианта можно создать собственную рецептуру, которая будет иметь приоритет над стандартной.

Обычная неделя

1. Поступает поставка. Оформите покупку: поставщик, дата, по одной строке на каждый товар с указанием количества и общей суммы оплаты. Запас в центральном хранилище увеличивается, а средняя себестоимость товара обновляется на основе фактически уплаченной суммы. Эта же запись служит одновременно отчетом о расходах на расходные материалы.
2. Вы пополняете запасы в кабинетах. Перераспределяете из общего запаса в шкафчик или специалисту. Общий запас уменьшается, а запас у владельца увеличивается на ту же сумму. Ничего не создается и не теряется в процессе.
3. Команда работает. По завершении бронирований их рецепты списываются со счёта специалиста, который их выполнил. Если бронирование позже изменяется на «отменено» или «не явился», списание отменяется. Вам не нужно об этом задумываться.
4. Кто-то оказывает услугу вне календаря. Быстрая подстрижка челки для друга, модель для обучения. Запишите это как внеплановую процедуру, чтобы продукты по-прежнему учитывались.
5. Заканчиваются общие расходные материалы. У ватных дисков, перчаток и чистящего спрея нет рецептов. Учитывайте расход материалов по тому помещению, из которого они были взяты.
6. Бутылка упала. Оформите корректировку запасов с указанием причины. Повреждения, истечение срока годности и разливы учитываются как отходы отдельно от простого пересчёта, чтобы вы могли видеть, что теряете, а не что используете.

Что вы из этого узнаете

В разделе «Отчёты» доступны три отчёта, которые охватывают всю эту информацию.

• Данные о наличии товара показывают, что именно находится в каждом хранилище в данный момент и какова его стоимость по средней себестоимости. Это полезно как перед размещением заказа, так и в конце года.
• Расходы на расходные материалы показывают реальные суммы закупок по поставщикам, категориям и товарам за любой период.
• Анализ расхода по специалистам сравнивает то, что было выделено каждому сотруднику, с тем, что должно было быть израсходовано при выполнении оказанных услуг. Разница не является обвинением. Обычно это означает, что рецепт составлен слишком оптимистично или что продукт используется несколькими мастерами. Однако для большинства владельцев это первый случай, когда они вообще видят эти цифры.

Вопросы, которые задают в первую неделю

Будет ли забронированный сеанс заблокирован, если запасы закончатся?

Нет. У специалиста баланс может быть отрицательным. Клиент в кресле важнее аккуратной бухгалтерской книги, а отрицательное число — это просто сигнал о том, что поставка или распределение не были зафиксированы.

А что, если я позже изменю рецептуру?

В данных о прошлых записях сохраняются количества и стоимость, с которыми они были выполнены. Новая рецептура применяется начиная со следующей завершённой записи.

Мне всё это нужно?

Нет. Многие салоны начинают с закупок и рецептур пяти самых дорогих продуктов, а остальное игнорируют. Наибольшую информацию вы получите именно от тех продуктов, которые стоят дороже всего за грамм.

С чего начать

Выберите одну линейку продуктов, которая, как вы подозреваете, приводит к утечке денег. Добавьте эти продукты, зафиксируйте то, что сегодня находится на полке, как закупку или корректировку, составьте рецепты для услуг, в которых они используются, и проследите за этим в течение месяца. Если цифры вас удивят, продлите наблюдение. Если нет, вы потеряли час времени, но обрели душевное спокойствие.